§ 3-6.Destruksjon av papirversjonen etter skanning i den løpende arkivdanningen
(1) Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7.
Viser til § 3-4, punkt C som sier noe om våre rutiner for makulering.
(2) Organet skal fastsette retningslinjer for å kontrollere at skanning av innkomne papirdokumenter er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare, før den originale papirversjonen destrueres. Dette inkluderer operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning.
Viser til § 3-2, punkt D som sier noe om våre rutiner for kontroll av innkomne dokumenter.
Etter en sikkerhetsperiode på 12 måneder kan de skannede papirdokumentene makuleres, med mindre lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn krever at papirversjonen bevares, jfr. Riksarkivarens bestemmelser kap. 8, §§ 8-6 og 8-7. Makulering kan kun skje etter at arkivtjenesten har kvalitetssikret skanning og konvertering fra produksjonsformat til arkivformat. I sikkerhetsperioden lagres dokumentene fortløpende i omslagsark påført dato og lagt i esker på bortsettingsarkiv. Dokumentene makuleres etter gjeldende regler.
Rutiner for kontroll av innskannede papirdokumenter
Skanning og import:
Arkivtjenesten skanner dokumenter hver dag inn i sak-/arkivssystemet.
Før innskanning stemples dokumentene med dagens dato, sak for det aktuelle dokument letes opp i sak-/arkivsystemet eller ny sak opprettes. Saksnummer påføres dokumentet.
Dokumentene skannes først inn i pixedit der det sjekkes at dokumentene er lesbare, at alle sider er blitt med, at kart/tegninger etc. er i god kvalitet m.m.
Etter denne sjekken åpnes sak-/arkivsystemet og dokument for dokument kan importeres på følgende måte:
-Klikk på pil ved siden av dokumentet og velg Importer -inngående, utgående eller notat. Dokumentet åpnes sammen med rubrikk der man skriver inn saksnummeret som er påført dokumentet – velg søk. Følg så instruksjonen videre.
Dobbeltsjekk at dokument er skannet riktig og på rett sak ved å åpne dokument etter import.
Konvertering til PDF.A:
Inngående dokument settes av systemet automatisk i Journalfør (J) og konverteres umiddelbart til pdf.A.
Utgående dokument settes automatisk i M (midlertidig journalført) og må derfor settes i J etter kontroll for at det skal bli pdf.A
Notat settes automatisk i R (Reservert) og må settes i J for konvertering til pdf.A
