Molde kommune benytter ePhorte som sitt saks- arkiv system, dette er et typegodkjent Noark- 4 system.
All overordnet saksbehandling og lederfunksjoner knyttet til det enkelte team/virksomhet skal utføres i ePhorte.
Alle inngående og utgående arkivverdige e-poster skal importeres til ePhorte av saksbehandler. I alle Noark-system, også ePhorte, opereres det med to nivå i journalen:
Til hver journalpost skal det knyttes et eller flere dokumenter, for eksempel hoveddokument og vedlegg. I og med at ePhorte er slik organisert, kreves det at Molde kommune har et bevisst forhold til saksdefinering og saksavgrensning. Man må altså definere en naturlig start og en naturlig slutt på en sak. Dette er ikke gitt i alle tilfeller. Derfor er det viktig at arkivaren og saksbehandleren samarbeider om å lage fornuftige saksavgrensninger og definere gode saks- og dokumentbeskrivelser. Det er til felles nytte både for oversikt og gjenfinning.
En sak omfatter alle de saksdokumenter, registreringer og merknader etc. som oppstår i behandlingsforløpet. Dette kan være inngående dokumenter, utgående dokumenter, interne notater, rapporter, utredninger etc. Dokumentene er knyttet sammen under en felles identitet, saksnummeret. Informasjon som er felles for hele saken er beskrevet gjennom en del felles opplysninger på saksnivå: sakstittel, saksansvarlig, arkivkode osv. Når det opprettes en ny sak tildeler Noark-systemet automatisk et saksnummer. Alle dokumenter som inngår i samme sak, registreres under denne saken og får samme saksnummer. Samtidig får hvert enkelt dokument et eget identitetsnummer og et dokumentnummer. På journalpostnivå registreres det opplysninger som er spesifikt for dokumentet.
E-læringskurs i ePhorte:
