Bevaring

Med bevaring menes at arkivmateriale blir oppbevart for fremtiden og avlevert til arkivdepot. Materiale som kommer innunder bestemmelser om bevaring kan ikke kasseres.

Følgende type materiale er bevaringspliktig jf. Forskrift om offentlege arkiv § 15:

• Arkivmateriale fra 1950 eller før, etter at arkivbegrensning er utført
• Presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter, også innenfor saksgrupper som kan eller skal kasseres
• Journaler, inkludert journaldatabasar og journalregister
• Arkivplaner

I tillegg er det gitt en rekke bevaringspåbud for ulike fagsaker i Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift) §§ 7-21 - 7-34.

Kassasjon

Med kassasjon menes at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon blir tatt ut av arkivet og slettet eller destruert. Arkivmateriale som skal kasseres, tilintetgjøres ved bruk av forbrenningsovn eller makuleringsmaskin der dette er hensiktsmessig eller lovpålagt. Arkivmateriale som vurderes kassert innen en bestemt tidsfrist, skal om mulig skilles ut i egne omslag allerede ved arkivlegging. Dette skillet opprettholdes ved overføringer til bortsettingsarkiv og depot.  Kassasjonsfrister skal i henhold til Riksarkivarens forskrift § 4-5, utarbeides av kommunen selv.