Molde kommune har ryddet og avsluttet alle saker og arkivdeler for arkivperiodene: 02.05.2005 – 31.12.2007 og 01.01.2008 – 31.12.2011. Dette er Noark-4 baser.
Arbeid med uttrekk av disse periodene ble igangsatt i februar 2019. Dette er et samarbeid mellom Documaster, Dokument- og arkivtjenesten, RORIKT og IKAMR.
Arkivperioden 1.1.2012 er videreført på grunn av påvente av nytt sak/arkivsystem. Dette har imidlertid tatt lenger tid enn antatt. Nytt sak/arkivsystem er forventet å bli tatt i bruk ved kommunesammenslåingen 1.1.2020. Det vil da bli foretatt skarpt periodeskille.
Plan for periodisering og vedlikehold før overføring til arkivdepot
I god tid i forveien før periodisering tar kommunen kontakt med EVRY og IKAMR (og eventuelt elektronisk depot) for nødvendig bistand. Molde kommune skal normalt periodisere hvert 4. år, dvs. 1. januar etter hvert kommunestyrevalg.
For saksarkivet benyttes det da en overlappingsperiode på 2 år, for å avklare hvor vidt saker er avsluttet eller aktive. Det blir ikke opprettet nye saker for den avsluttede perioden, men eksisterende saker fra perioden som får tilført nye dokumenter i løpet av de to årene, defineres som aktive saker og overføres til ny arkivperiode. I Ephorte gis arkivdelene som skal ha overlappingsperiode arkivstatus O, mens de nye arkivdelene som opprettes som arvtakere får status A (aktiv). Saker i arkivdeler med status O som får tilført nye dokumenter i overlappingsperioden overføres automatisk til den nye aktive arkivdelen. Når overlappingsperioden er slutt, skal det ikke lenger overføres saker fra den gamle til den nye arkivdelen. Den gamle arkivdelen får da status B (bortsatt) og overføres til en vedlikeholdt og søkbar historisk database. Ved endringer som nytt arkivsystem eller organisasjonsmessige endringer, benyttes skarpt periodeskille.
Møtebøkene periodiseres ved skarpe periodeskiller hvert 4. år. Når det gjelder objektarkivene, overføres hvert 4. år de uaktuelle eller avsluttede objektene til en vedlikeholdt og søkbar historisk database. Arkivdelene personalarkiv (Personal0/Per-slutt0) videreføres uten skarpt periodeskille.
Avlevering til depot: Samarbeid mellom Dokumentsenteret, RORIKT og IKAMR for å starte prosessen med uttrekk av avsluttede arkivdeler. Det kontrolleres at uttrekket er i et format som Riksarkivaren godkjenner. Uttrekk i godkjent format deponeres så til IKAMR. Depot gir nærmere retningslinjer om krav og rutiner ved avlevering. To kopier av de avsluttede arkivdelene ved periodisering kopieres i godkjent format over på et medium som Riksarkivaren til enhver tid anbefaler og som depotet krever. Deretter avleveres det til depotet med all nødvendig dokumentasjon liggende ved. Depotet gir nærmere retningslinjer om krav og rutiner ved avlevering.
Vedlikehold av elektronisk materiale gjelder både den aktive basen, den historiske databasen og de avsluttede arkivdelene. Overføring av avsluttede arkivdeler til IKAMR blir gjort i samarbeid med Documaster. Vi bruker ikke CD-R for overføring til IKAMR, men vi setter opp en sikker filoverføring direkte mellom våre systemer, Documaster og IKAMR.
