Opp ett nivå

Viktige begrep i arkiv- og saksbehandlingsarbeidet

Aktivt arkiv	Arkiv (1) som er i daglig bruk hos arkivskaper
Arkiv	Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet, det vil si dokumenter som mottas eller produseres av en enkelt arkivskaper og samles som resultat av dennes virksomhet (også kalt enkeltarkiv). Oppbevaringssted for arkiv (1). Organisatorisk enhet som utfører oppgaver knyttet til arkiv (1), også kalt arkivtjeneste. Det samme som Arkivdepot.
Arkivbegrensning	Å holde utenfor eller fjerne fra arkivet dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, jf. arkivforskriften § 3-18.
Arkivdepot	Institusjon hvor bevaringsverdig arkivmateriale oppbevares permanent.
Arkivdokument	Dokument som mottas eller produseres som ledd i den virksomhet et organ utøver, og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning.
Arkivformat	Åpent dokumentert, standardisert format for elektronisk arkivering (langtidslagring) av dokumenter, godkjent av Riksarkivaren.
Arkivkode	En enkelt ordningsverdi i en arkivnøkkel. Arkivkoder i en emnebasert arkivnøkkel kalles ofte emnekoder, mens arkivkoder i en objektbasert arkivnøkkel ofte kalles objektkoder. En arkivkode kan være tall, bokstaver, tegn eller en blanding av disse.
Arkivnøkkel	Klassifikasjonssystem som omfatter alle de saksområder organet steller med, og gir en systematisk fortegnelse over de verdier (arkivkoder som benyttes ved ordning av saker i et arkiv).
Arkivperiode	Tidsperiode for inndeling av arkivet i forbindelse med blant annet bortsetting.
Arkivserie	Del av et arkiv (1), inndelt og ordnet etter ett og samme prinsipp.
Arkivskaper	En organisatorisk enhet eller en person som danner arkiv (1) som ledd i sin virksomhet. En arkivskaper kan være et offentlig organ, en bedrift, en organisasjon, en institusjon, en stiftelse og liknende eller en del av en slik enhet.
Arkivsystem	System som benyttes til å registrere, administrere, oppbevare og gjenfinne dokumentene som inngår i et arkiv, så vel elektronisk som manuelt arkiv. Et arkivsystem inneholder en samling dokumenter, dokumentbeskrivelser og funksjoner for (dokument)vedlikehold, administrasjon, utlån, søking, rapportutskrifter, statistikk m.m.
Autentisitet	At et dokument er hva det gir seg ut for å være, for eksempel at avsenders identitet er riktig.
Autorisere	Gi en person (bruker) rettigheter i systemet (lese- og skrivetilgang).
Avgradering	Oppheving av gradering fra et bestemt tidspunkt (oppheving av tilgangskoder).
Avlevering	Overføring av eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot, jf. arkivforskriften.
Avleveringsformat	Måten elektronisk tabellinformasjon og dokumenter er strukturert på ved avlevering til depotinstitusjon.
Avskrivning	Registrering av opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument er blitt avsluttet.
Behandlingsfrist	Den frist for behandling som mottaker setter på et dokument.
Brukergrensesnitt	Funksjoner for samhandling og kommunikasjon mellom bruker og et datasystem, det vil si hvordan brukeren arbeider med systemet, gir kommandoer til systemet, og hvordan systemet presenterer seg og sine meldinger til brukeren.
Database	Strukturert samling av søkbar informasjon, lagret på elektroniske medier.
Datasikkerhet	Organisatoriske, fysiske samt system- og programtekniske tiltak som skal sikre at data kan nås ved behov, at data er korrekte og at data kan rekonstrueres dersom de er skadet, samt som skal hindre uautoriserte innsyn i og bruk av data.
Digital signatur	Kryptografisk verktøy basert på asymmetrisk nøkkelpar som brukes til å autentisere og integritetssikre et dokument.
Dokument	Etter arkivloven § 2: ”Medium som lagrer informasjon for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. I NOARK-4 er et dokument en logisk avgrenset informasjonsmengde som kan være lagret på papir, elektronisk eller på andre medier.
Dokumentformat	Måten tegn, struktur og layout er kodet og organisert på i et elektronisk dokument.
Dokumenthåndtering	Registrering, lagring, søking, presentasjon, styring og kontroll av dokumenter.
Dokumentmal (tekstmal)	Mønster for å sette opp en bestemt type dokument. Malen er utformet som et eget dokument og inneholder de elementer som er felles for alle dokumenter av samme type. Elementene i en dokumentmal kan for eksempel være tekst og formatering, stiler, makroer, verktøylinjer og menyer. Dokumentmalene skal sørge for at dokumenter av en gitt type får et felles utseende og et standardisert og strukturert innhold.
Dokumentoffentlighet	Det at et forvaltningsorgans saksdokumenter som hovedregel skal være offentlig tilgjengelig, såfremt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Dokumentoffentlighet reguleres av offentlighetsloven.
Eksport	I NOARK-4 er dette kopiering og konvertering av tabellinformasjon, eventuelt med tilhørende elektroniske dokumenter, fra et NOARK-system til eksterne filer i et format som er uavhengig av det aktuelle NOARK-systemet. Eksportformatet skal ha samme struktur som avleveringsformatet. Informasjon og dokumenter som er eksportert fra ett NOARK-system kan importeres i et annet, men kan også benyttes for andre formål, for eksempel til Web-rapporter.
Eksterne dokumenter	Korrespondanse mellom enheter som ikke registrerer i samme NOARK-base (dokumenttype I og U).
Elektronisk arkiv	Arkiv (1) som består av elektroniske dokumenter.
Elektronisk dokument	Et dokument lagret på elektronisk medium og tilrettelagt for gjenfinning, prosessering og kommunikasjon ved hjelp av en datamaskin.
Elektronisk dokumentlager	Et lager av dokumenter på elektronisk medium, tilrettelagt for søk og gjenfinning ved hjelp av funksjoner for dokumenthåndtering.
Elektronisk sakarkiv	Arkiv (1) som består av elektroniske saksdokumenter.
Elektronisk saksbehandling	Saksbehandling basert på elektronisk dokumentflyt og gjennomgående IKT-støtte til organisering og gjennomføring av prosessen fra saken mottas og registreres til den avsluttes.
E-post	Programvare som gjør det mulig å sende meldinger og/eller dokumenter elektronisk fra en bruker til en annen.
Fast periodeinndeling	Periodeinndeling som innebærer at alle avsluttede saker i perioden settes bort samtidig.
Forfallskontroll	Rutinemessig purring på behandlingen av dokumenter som skal være ferdig behandlet innenfor bestemte frister.
Fritekstsøk	Søk på alle (indekserte) ord i tekstfelt eller dokumenter.
Funksjonalitet	Hvilke funksjoner et system ivaretar.
Gradering	Skjerming av opplysninger mot innsyn etter sikkerhetsinstruksen og beskyttelsesinstruksen.
Hjelperegister	Tabell (register) som benyttes som oppslagsverk for systemet. I NOARK-4 finnes det hjelperegistre for en rekke formål, for eksempel lovlige dokumenttyper, tilgangskoder, hjemmel for tilgangskoder og liknende.
Innstilling	Forslag til vedtak, fra administrasjonen eller et underordnet organ.
Internt dokument	I offentlighetsloven: Dokument som er utarbeidet for et forvaltningsorgans interne saksforberedelse, enten av organet selv eller av et underliggende organ, av særlige rådgivere eller sakkyndige eller av et departement til bruk i et annet departement. I NOARK: Dokumenter som kommuniseres internt i en enhet eller mellom enheter som registrerer i samme NOARK-base; baseinterne dokumenter.
Journal	System for fortløpende registrering av referanse-opplysninger om arkivdokumenter. Denne registreringen knytter enkeltdokumenter til saker, gir grunnlag for saksadministrasjon, arbeidsstyring og praktisering av bestemmelser om partsinnsyn og offentlighet. Journalen er en del av arkivstyringen i NOARK-4.
Journalføring	Systematisk og fortløpende loggføring av opplysninger om inn- og utgående dokumenter samt interne dokumenter som inngår i saksbehandlingen.
Kassasjon	Bestemme hvilket arkivmateriale som skal fjernes fra arkivet, og tilintetgjøre dette.
Klageadgang	Den alminnelige rett som part(er) i sak, eller andre med rettslig interesse i saken har til å bringe en sak inn for et høyere organ enn det som har fattet vedtaket. Den generelle klageadgangen er hjemlet i forvaltningsloven.
Klarere	Gi en person (generell) tilgang til opplysninger som er skjermet med en bestemt tilgangskode.
Klassere	Påføre et saksdokument en eller flere dekkende arkivkoder eller ordningsverdier fra klassifikasjonssystemet (arkivnøkkelen).
Konvertering	Omforme et dokuments format til et annet format, slik at dokumentet kan leses og bearbeides i en annen programvare enn den som ble brukt til å framstille dokumentet, eller på et nytt medium.
Kopimottaker	Mottaker som mottar kopi(er) av dokumentet, og dermed ikke er behandlingsansvarlig.
Korrespondansepartner	Virksomhet eller person som organet selv brevveksler med.
Lagringsformat	Format for lagring av elektroniske data.
Meroffentlighet	Prinsipp som sier at et forvaltningsorgan skal vurdere om et dokument kan gjøres kjent, helt eller delvis, selv om det etter offentlighetslovens bestemmelser er adgang til å unnta det fra offentlighet
Notat	Internt dokument som utarbeides i organet som ledd i en saksforberedelse.
OCR	Engelsk: Optical Character Recognition. Optisk gjenkjenning av tegn (bokstaver og tall) for å oversette et innskannet dokument eller deler av dokumentet fra bilde til tekst.
OCR-Program	Program som gjør det mulig å overføre skannede dokumenter til tekstform.
Offentlig journal	Journal med allmennheten som målgruppe, hvor opplysninger unntatt offentlighet er strøket ut.
Offentlig versjon av dokument	En versjon av et dokument unntatt offentlighet, hvor alle sensitive opplysninger er avskjermet/strøket slik at dokumentet kan offentliggjøres.
Ordningsprinsipp	Prinsipp for ordning av arkivmateriale. Et ordnings-prinsipp I NOARK-4 kan være knyttet til en eller flere arkivdeler. Det er vanligvis en arkivnøkkel eller del av en arkivnøkkel.
Ordningsverdi	De verdier som er tillatt innenfor et ordningsprinsipp, vanligvis arkivkode.
Organ	Generell betegnelse for enheter i offentlig forvaltning, jf. for eksempel arkivloven og arkivforskriften.
Organinternt dokumenter	Dokument som et forvaltningsorgan har utarbeidet for sin interne saksforberedelse.
Overlappingsperiode	Overgangsfase mellom gammel og ny arkivperiode, oftest de to første årene av hver ny arkivperiode.
Part	Person eller virksomhet som berøres av avgjørelsen i en sak.
PDF	Engelsk: Portable Document Format. Ikke-redigert format (trykkformat) som både håndterer tekst og grafikk, godkjent som arkivformat i NOARK-4.
Periodisering	Sette et kontrollert tidsskille i arkivet med jevne mellomrom. Dette innebærer at alle saker med dokumenter som har vært registrert innenfor et fast tidsrom (en arkivperiode) settes bort samtidig, og utgjør en egen enhet i bortsettingsarkivet.. I NOARK-basen foretas periodisering ved at alle registeringer innenfor en eller flere arkivperioder tas ut av NOARK-basen og legges i en historisk base og/eller bevares i form av utskrift på papir eller mikrofilm.
Postliste	En samlet oversikt over de saksdokumenter som er kommet inn til eller lagt fram for et organ, det vil si mottatte saksdokumenter.
Presedens	Prinsipielt viktig avgjørelse som er regeldannende for behandling av likeartede saker.
Primærkode	Den primære arkivkoden som en sak klasseres etter.
Produksjonsformat	Format som et elektronisk dokument er produsert i. Produksjonsformater er vanligvis proprietære. Det betyr at et dokument bare kan framstilles på tilfredsstillende måte (ev. utelukkende) ved hjelp av det programsystem som ble brukt til å produsere det.
Proprietær	Programmer, systemer og liknende som baserer seg på formatstandarder som er spesifikk for den enkelte leverandør, og ofte ikke er åpent dokumentert.
Restansekontroll	Rutinemessig varsel til saksbehandler på faste tidspunkt om at det finnes innkomne, journalførte dokumenter som ikke er avskrevet i journalen.
Rolle	Funksjon som en eller flere personer kan tildeles.
Sak	Abstrakt: Et spørsmål som er til behandling, på grunnlag av en henvendelse utenfra eller på initiativ fra organet selv (jf. forvaltningsloven og offentlighetsloven). Begrepet brukes også om selve behandlingsforløpet. Konkret: En sak omfatter de saksdokumenter, registreringer, påskrifter og liknende som oppstår og/eller inngår i behandlingsforløpet. I NOARK-4: En sak består av en eller flere journalposter med tilhørende dokumenter, som er knyttet sammen under en felles identitet (saksnummer), og som er beskrevet gjennom en del opplysninger som er felles (saksopplysninger).
Saksarkiv	Den delen av arkivet som består av saksdokumenter.
Saksbehandling	Vurdering av informasjon knyttet til en intern eller ekstern problemstilling med sikte på at det skal fattes en beslutning eller et vedtak. I offentlig saksbehandling vil beslutningen eller vedtaket ofte gi rettsvirkning for en eller flere fysiske eller juridiske personer.
Saksnivå	Det nivå i NOARKs struktur som gjør det mulig å registrere og gjenfinne fellesopplysninger om en sak.
Saksopplysninger	Opplysninger som er felles for alle dokumenter i en sak.
Sakspart	Personer eller foretak som har rettigheter som part i en sak.
Sanering	Utsiling av alle saker fra en avsluttet periode i NOARK-basen.
Sekundærkode	Arkivkode som angir sekundær underoppdeling av primærkoden.
Sentralisert arkiv	Arkiv samlet under en sentral, faglig ledelse.
SGML	Engelsk: Standard Generalized Markup Language. Standardisert syntaks for å beskrive strukturelementene i et dokumentformat. Opprinnelig utformet som standard for trykkeribransjen. Godkjent som arkivformat i NOARK-4.
Skanning	Omforming (konvertering) av et papirdokument til et digitalt (elektronisk) bildeformat. Det digitale bildet kan også omformes til søkbar tekst, men dette forutsetter OCR-behandling.
Skarpt periodeskille	Absolutt periodeskille i arkiv og journal, hvor utskilling og bortsetting foretas straks en periode er avsluttet.
Tekstbehandler	Program som brukes til redigering, lagring, gjenfinning og utskriving av tekstdokumenter.
TIFF	Engelsk: Tagged Image File Format. Standardisert rastergrafikk-format, godkjent som arkivformat i NOARK-4.
Tilgangsgruppe	En gruppe personer i bestemte roller som gis leserrettigheter til (autoriseres for) opplysninger og dokumenter som ikke er åpent tilgjengelige, for eksempel skjermet med tilgangskode.
Tilgangsstyring	Styre tilgangen til opplysninger og dokumenter.
Tiltrodd tredjepart (TTP)	En uavhengig organisatorisk/teknisk enhet som av andre parter er tiltrodd å ivareta sikkerhetsrelaterte funksjoner og oppgaver på deres vegne. Ved bruk av digitale signaturer: representerer en nødvendig infrastruktur ved å utstede digitalt sertifikat og ved å verifisere koblingen mellom en person/identitet og vedkommende offentlige nøkkel.
Utvekslingsformat	Format som brukes for utveksling av dokumenter via e-post, vanligvis som vedlegg til e-postmeldinger.
Virksomhet	Aktiviteter i et offentlig organ, en organisasjon, bedrift, institusjon og liknende eller hos en person. Et offentlig organ, en organisasjon, bedrift, institusjon eller liknende eller en del av en slik enhet.
Web (World Wide Web)	Et grafisk informasjonssystem for publisering av informasjon på internett. Informasjonen er tilgjengelig for alle brukere med et nettleserprogram.