Samtidig som inngående post blir skannet og journalført, fordeles den elektronisk til virksomhetsleder eller aktuell saksbehandler og vedkommende kan hente den opp i ePhorte. Saksbehandlingen foregår elektronisk. Det betyr følgende:

• I den grad det blir tatt ut papirkopier av inngående brev, skal ikke saksbehandlingen fortsette på denne papirkopien.
• Kommentar til dokumentene påføres elektronisk i ePhorte, ved at merknadsfunksjonen benyttes.
• Er det kommentarer/avklaringer av større betydning, skrives det et internt dokument som tilknyttes saken elektronisk i ePhorte.
• Definerte dokumentmaler benyttes.
  • Det kan legges inn standardbrev i tekstmalregisteret etter behov. Malene kan gjøres tilgjengelig for alle eller tilgangen kan begrenses til adm.enheter. Kontakt Dokumentsenteret og send elektronisk versjon av standardbrevet til: Dokumentsenteret@molde.kommune.no.
• Utgående brev tilknyttes saken elektronisk i ePhorte.
• Saksbehandler kan opprette nye saker i ePhorte, etter at det er sjekket ut at det ikke finnes en sak fra før.
  • Følg retningslinjene for oppretting av ny sak, saksdefinering og skriving av sakstittel som er bestemt for din virksomhet.
• Er dokumentet feilfordelt fra Dokumentsenteret eller registrert på feil sak, ta kontakt med Dokumentsenteret snarest og de flytter dokumentet.
• Saksbehandler skal selv foreta avskriving av journalposter som er registrert med restanse.
• Interne notater fordeles elektronisk til mottaker når dokumentet ferdigstilles i ePhorte
• Dokumentsenteret kontrollerer og journalfører.
• Utgående brev ekspederes på papir, etter at dokumentet er ferdigstilt i ePhorte.
• Feilregistrerte saker eller journalposter; melding sendes til Dokumentsenteret: Dokumentsenteret@molde.kommune.no.
• Notater med oppfølging, N-notater, kan besvares ved bruk av X-notat eller et nytt N-notat
• Notater uten oppfølging, X-notater, skal ikke besvares og har derfor ingen svarnotatfunksjon.

Ekspedering av utgående brev

• Når brevet er ferdigskrevet settes det til status F. Dokumentsenteret setter ingen utgående journalposter til status J (journalført) før de er satt i status F eller E (ekspedert med epost). Ekspederingsfunksjonen viser at en har sendt fra seg et dokument til mottaker, og via hvilken kanal dokumentet er sendt. I ePhorte i dag kan saksbehandler velge mellom to ulike ekspederingskanaler, enten om de vil sende dokumentene på papir eller om de vil sende dokumentene på e-post.

Rutine for registrering og ekspedering av intern korrespondanse

I ePhorte kan det registreres følgende dokumenttyper:

• Inngående brev, dokumenttype I
• Utgående brev, dokumenttype U
• Notat som krever oppfølging, dokumenttype N
• Notat som ikke krever oppfølging, dokumenttype X
• Saksfremlegg S

Interne notat skal benyttes når det gjelder forsendelse innad i kommunen, mellom de ulike enhetene/seksjonene. Korrespondanse mellom kommunen og kommunale foretak, interkommunale selskap, og andre eksterne parter, skal betraktes som korrespondanse med eksterne korrespondansepartnere. N-notat skal kun benyttes i de tilfeller hvor du ønsker at mottaker skal tildeles et oppfølgingsansvar (dvs. restanse og mottaker må avskrive notatet). X- notat benyttes når du ikke ønsker at mottaker skal ha et aktivt oppfølgingsansvar.

Merknader

I tillegg kan det også registreres ”merknad” til hver enkelt sak og journalpost. Merknader brukes når det skal skrives på kommentarer til selve behandlingen, eller det kan være kommentarer og rettelser til innholdet i saken eller dokumentene.

De som er part i sak får tilgang til merknader.

Ferdigstilling og ekspedering av interne notat

Følgende rutine gjelder for ekspedering av interne notat:

• Når journalstatusen settes til F (for ferdigstilt) blir notatet ekspedert/sendt i ePhorte.
• Skal leder godkjenne notatet, setter saksbehandler notatet i status G. Leder skal da sette notatet i status F ved godkjenning.Dersom notatet ikke skal godkjennes elektronisk av leder, må saksbehandler selv endre journalstatus fra R (reservert) til F (ferdigstilt) i ePhorte. Uten denne endringen av journalpoststatusen, vil ikke notatet nå mottakerne, dvs. det kommer ikke i Felles søk - Mottatte journalposter
• Interne notat fordeles elektronisk til mottaker.
• Dokumentsenteret får journalposter i status F opp i Arkivsøk og kvalitetssikrer notatet og de tilknyttede elektroniske dokumentene. Etter kvalitetskontroll settes journalstatus til J (journalført).

Import av e-post

• Saksbehandlerne skal selv arkivvurdere og importere e-post med vedlegg inn i ePhorte. Dokumentet får da status S.
• Dokumentsenteret får journalposter i status S i Arkivsøk og kvalitetssikrer dokumentet og de tilknyttede elektroniske vedleggene. Etter kvalitetskontroll settes journalstatus til J (for journalført).

 Aktuelle lenker:

E-læringskurs i ePhorte