Rutine for effektuering av innsynsbegjæringer

I henhold til Offentlighetsloven kan allmennheten kreve innsyn i en ”bestemt sak”, og det er det forvaltningsorganet som får henvendelsen som må treffe avgjørelse om innsyn, med mindre dokumentet er gradert etter sikkerhets- og beskyttelsesinstruksen. I slike tilfeller er det avsender som avgjør innsyn.

Molde kommune har følgende rutine:

• Et innsynskrav kan framsettes muntlig, skriftlig, ved e-post, over telefon eller på annen måte. Det er også mulig å framsette innsynskrav anonymt.
• Innsynskrav registreres i saks-arkivsystemet. Så langt det er mulig registreres forespørselen på vedkommende avdeling/saksbehandler for utlevering. Arkivet følger opp at innsynsbegjæringen blir besvart av saksbehandler/avdeling. Er dokumentet offentlig, utleveres dokument.
• Er dokumentet unntatt offentlighet, vurderes dette av saksbehandler, som avgjør om dokumentet skal frigis og hvilke deler som evt. skal sladdes. Avslag skal være hjemlet i Offentlighetsloven og det må oppgis presis hjemmel for avslag. Avslaget skal også opplyse om klagerett og om klagefristen.
• Klage på avslag om innsyn skal registreres umiddelbart ved mottak i arkivsak i ePhorte.
• Innsyn i personalmapper/klientmapper håndteres via leder for den aktuelle enhet/team.
• Interkommunalt arkiv Møre og Romsdal (IKA) har egne rutiner knyttet til fjern-/depotarkiv (jf. Rutinehåndbok kap.16).

Innsyn i fysiske mapper

• Forespørsel kommer til dokumentsenter/avdeling senest kl. 14.00 dagen før oppmøte.
• Arkivar henter frem mappen, går inn på ePhorte (eldre saker før 01.01.2008 søkes i Historisk arkiv) og sjekker at alle papirkopier er med, samtidig som en sjekker om der er dokumenter som er unntatt offentlighet.
• Innbygger blir gjort oppmerksom på at der er dokumenter som er unntatt offentlighet. Dersom innbygger ønsker å se disse, må det klareres med saksbehandler om hele dokumentet skal unntas eller om en kan offentliggjøre deler av det.
• Er det mange dokumenter som er unntatt offentlighet, blir mappen sendt til saksbehandler som går igjennom mappen sammen med innbygger.
• Mappen/dokumentet blir gjort tilgjengelig på egnet sted for innsyn. Kopimaskin er tilgjengelig.

Kontaktinformasjon

Dokument- og arkivtjenesten

Besøksadresse: Rådhusplassen 1, 6413 Molde

Telefon: 71 11 11 00

E-post: dokumentsenteret@molde.kommune.no