| |
|
Systeminformasjon |
|
| Systemnavn: |
Visma Unique Flyktning |
| Tatt i bruk: |
09.11.2005 |
| Avsluttet dato: |
30.12.2019 |
| |
|
Administrative data |
|
| Arkivserier/Arkivdeler: |
|
| Innhold: |
Flyktningadministrasjonsprogram:
- Ankomstregistrering m/f.kon/DUFnr.
- Familietilhørighet.
- Boligadministrasjon.
- År 1 krav til UDI.
- Oppfølging/kontroll alle tilskudd.
- Kartlegging i henhold til UDI sine krav.
- Individuelle planer m/oppfølging.
- Plan for evaluering.
- Enkeltvedtak iht UDI sine maler.
- Introduksjonsstønad (til lønn).
- Tiltak (kurs/praksisplasser).
- Kalender som viser alle tiltak pr person.
- Systematisk oppfølging.
- SSB-statistikk for introduksjonsstønad - Denne er utgått statistikk hentes i dag direkte fra IMDi.
Arkivdel virksomhet - Flyktningtjenesten:
Elektronisk arkivering ble slått på 28.06.18. Innscanning av alle dokumenter fra 01.10.18.
Arkivdelen regnes som fullelektronisk fra 01.10.18. Alt arkivmateriale før kobling mot Visma sin elektroniske arkivkjerne er
på papir. Det ble foretatt skarpt periodeskille.
Arkivdel virksomhet - Enslige Mindreårige:
Elektronisk akrkivering ble slått på 10.01.19. Innscanning av alle dokumenter fra 01.10.18.
Arkivdelen regnes som fullelektronisk fra 10.01.19. Alt arkivmateriale før kobling mot Visma sin elektroniske arkivkjerne er
på papir. Det ble foretatt skarpt periodeskille. |
| Lisensinnehaver: |
Molde kommune |
| Brukergrupper: |
Flyktningtjenesten, Enslige mindreårige og Voksenopplæringen |
| Systemansvarlig: |
Nina Inderhaug |
| Driftansvarlig: |
ROR IKT |
| Relasjon til andre system: |
- Visma Samhandling Arkiv
- KS SvarUT
- SMS funksjon |
| Leverandør: |
Visma Unique AS
|
| Merknader: |
Visma Flyktning og Voksenopplæring. Tilknyttet VSA Noark 5-kjerne 28.06.2018 |
| |
|
Tekniske data |
|
| Databaseplattform: |
SQL |
| Produksjonsformat: |
Word |
| Arkivformat: |
PDF |
| Merknader: |
|
| |
|
Bevaring |
|
| Kassasjon: |
Nei
|
| Hjemmel: |
- Arkivlova kap 2
- Forskrift om offentlege arkiv kap 6
- Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver kap 5.
|
| Tabelluttrekk: |
Ja |
| Overføring: |
Visma Samhandling Arkiv |
| Metadata: |
|
| Merknader: |
Rydding og ferdigstilling i systemet pr. 31.12.2019. Ny kommune 01.01.2020. Skarpt periodeskille. Samarbeid mellom Molde kommune - Visma - IKAMR - ziard-uttrekk og avlevering til depot, IKAMR i løpet av tidlig vår 2020. |
| Godkjent av: |
Martha Beinset |
| Dato: |
22.06.2021 |
| |
|
Infosikkerhet |
|
| Meldeplikt: |
Ja
|
| Dato for sist meldt: |
|
| Klassifikasjon: |
Sensitiv
|
| Risikovurdering: |
Ja |
| |
|
GDPR |
|
| Type personopplysninger: |
Sensitiv |
| Systemtype: |
Brukerdata |
| Systemplassering: |
ROR IKT |
| Systemeier: |
Molde kommune |
| Behandlingsansvarlig: |
Flyktningtjenesten Molde kommune |
| Innhentet databehandleravtale: |
|
| Formål med behandlingen: |
Oppfølging av flyktninger i 5 års perioden.
Alle ansatte i Flyktningtjenesten har signert databrukeravtale.
|
| Sikkerhetstiltak beskrivelse: |
- Innlogging via sikker sone.
- Tilgangsstyring av brukere.
|
| Omfang personopplysninger: |
Ca. 1300 flyktninger registrert
|
| Personopplysninger: Sensitive: |
Ja |
| Loggfunksjon: |
JA |
| Sletting av data: |
NEI |
| Antall brukere: |
58 |
| |
|
Vedlegg |
|
Ingen vedlegg |
|
