Arkivplanen skal være retningsgivende for dokumenthåndteringen i Molde Kommune. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at kommunen ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6 hvor det heter: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

Arkivplanen for Molde kommune er en total plan for organiseringen av arkivtjenesten, samt en oversikt over rutinene som gjelder etablering, bevaring og bruk av arkiver. Planen skal være et redskap for å kvalitetssikre arkivfunksjonene i kommunen.

Arkivplanen skal revideres når det skjer endringer i organisasjonen eller saksgangen. Den skal ajourføres jevnlig og gjennomgås årlig i januar.

Rådmannen har det overordnede arkivansvaret (jfr. Arkivforskriften § 1-1).

1.1.2008 var en milepæl i Molde kommunes arkivhistorie. Kommunen tok da i bruk fullelektronisk sak- og arkivsystem, som innebar store endringer for kommunen. Blant annet ble papirarkivene avsluttet, alle saksbehandlere måtte lære seg et nytt datasystem og nye rutiner ble innført. Innføringen av fullelektronisk sak- og arkivsystem bidrar til både høyere effektivitet og kvalitet i arbeidet ved å gi:

• mulighet for raskere dokumentflyt og distribusjon av dokumenter samt enklere informasjonsdeling
• raskere gjenfinning av dokumenter og informasjon samt økt tilgjengelighet
• økt mulighet til gjenbruk av tekst og andre opplysninger
• mulighet for bedre styring av virksomhetens saksbehandling fordi arbeidsfordeling, restanser og ”flaskehalser” blir mer synlig
• grunnlag for en enklere avlevering til IKA Møre og Romsdal arkivavdeling