Utskriftsvennlig versjon

Periodiske rutiner

Molde kommune har ryddet og avsluttet alle saker og arkivdeler for arkivperiodene: 02.05.2005 – 31.12.2007 og 01.01.2008 – 31.12.2011.

Dette er Noark-4 baser.

Arbeid med uttrekk av disse periodene er under planlegging. Dette er et samarbeid mellom RORIKT, Dokument- og arkivtjenesten og IKAMR.    

Arkivperioden 1.1.2012 er videreført på grunn av påvente av nytt sak/arkivsystem. Dette har imidlertid tatt lenger tid enn antatt. Nytt sak/arkivsystem er forventet å bli tatt i bruk ved kommunesammenslåingen 1.1.2020. Det vil da bli foretatt skarpt periodeskille.   

Rutiner for periodisering i Molde kommune - UNDER REVIDERING

  1. Sett overføringsperiode (1.-2. år)
  2. Saker som blir aktive i løpet av overføringsperioden beholdes i aktivt journalbase.
  3. Sett strek etter overføringsperioden og saner journalbasen ved å legge avskrevne saker over i en egen sluttet historisk base. Basen skal være lukket for registering av nye saker.
  4. Ta kopi av historisk journalbase og overfør til depot for langtidslagring.
  5. Saner basen for elektronisk arkiv ved å skille ut alle avsluttede saker i en egen historisk base. Basen skal være lukket for skriving og lagring av nye saksdokumenter.
  6. Kopi av historisk base overføres til depot for langtidslagring, jfr. arkivforskrifta §3-17.

 

Laster...